В соответствии с частью 1 статьи 48 Кодекса законов о труде Украины (дальше — КЗоТ) основным документом, который подтверждает трудовую деятельность работника, является его трудовая книжка

В случае потери трудовой книжки или когда она по каким-то причинам стала непригодной для использования (обгорела, разорванная, загрязненная и другое) работнику выдается ее дубликат по месту последней работы не познее 15 дней после представления заявления работником (в случае осложнений в другие сроки) с соблюдением требований Инструкции №58

Если у работника это первое место работы, то дубликат трудовой книжки или вкладыш к ней заполняется по общим правилам ведения трудовых книжек на основании ранее выданных приказов (распоряжений)

Если работник при трудоустройстве на это предприятие уже работал, то при заполнении дубликата трудовой книжки в раздел ‹‹Ведомости о работе— в графу 3 сначала вносится запись об общем суммарном стаже его работы к устройству на это предприятие: отмечается общее количество лет, месяцев, дней работы без уточнения, на каком предприятии, в какие периоды времени и на каких должностях работал в прошлом владелец трудовой книжки

После этого общий стаж работы, подтвержденный должным образом оформленными документами, записывается по отдельным периодам работы в таком порядке:

— в графе 2 отмечается дата принятия на работу;

— в графе 3 пишется наименование предприятия, где работал работник, а также цех (отдел) и должность (работа), на которую был принят работник.

Запись в дубликате трудовой книжки сведений о работе по совместительству и за совмещением профессий осуществляется по желанию работника

Если из поданных документов видно, что работник переводился на другую постоянную работу на том же предприятии, то об этом делается соответствующая запись

В графе 2 записывается дата увольнения, а в графе 3 − причина увольнения, если в поданном работником документе есть такие данные

В том случае, когда документы не содержат полностью отмеченных выше данных о работе в прошлом, в дубликат трудовой книжки вносятся только те данные, которые есть в документах

В графе 4 отмечаются наименования, дата и номер документа, на основании которого проведены соответствующие записи в дубликате. Документы, которые подтверждают стаж работы, возвращаются их владельцу

Владелец или уполномоченный им орган обязан способствовать работнику в получении документов, которые подтверждают стаж его работы, который предшествовал трудоустройству на это предприятие

Для подтверждения трудового стажа предоставляются документы, подписанные должностными лицами и засвидетельствованные печатью, выдержки из приказов или копии приказов о принятии и увольнении с работы, копии личных карточек, документы из личных дел и тому подобное. На основании предоставленных работником документов работодатель выдает работнику новую трудовую книжку с надписью «Дубликат» в правом верхнем углу первой страницы